Réussir un projet en 5 étapes

Suivre au plus près couts, délais, conformité des livrables et satisfaction client/équipe projet, est un élément clé dans la réussite d’un projet, tout comme :
- Réaliser une communication suivie et efficace avec les acteurs principaux (parties prenantes),
- Impliquer tout au long du projet les personnes concernées par le résultat du projet,
- S’assurer que les objectifs sont acceptés de tous et qu’ils ne soient pas trop ambitieux.

Mais appliquer des méthodes et techniques de travail structurées est tout aussi important.

Valable en mode prédictif ou en mode agile, voici les 5 étapes d’un projet structuré.
Cette structure n’est pas exhaustive, mais elle convient à la plupart des projets de petites et moyennes envergures.

1/ Comprendre l’environnement du projet
1.1/ Le contexte
- Quel est le but du projet (ce qui motive le projet, parfois différent de ses objectifs)?
- Quels sont les objectifs du projet ?
- Le projet est il imposé, est-ce une opportunité ?
- Quelles sont les opportunités d’affaire (ou retours sur investissement, suivant le type de projets)?
- Quelles sont les problématiques ou besoins des utilisateurs (interviews, immersion dans l’environnement de travail de l’utilisateur) ?
- Quelles sont les données existantes (analyses, études, etc.) ?
- Quelles solutions existent déjà si le besoin et problématique sont correctement cernés?

Il s’agit ici de comprendre pourquoi le projet existe, comment est-il né, quelle est sa finalité, quelles sont les besoins et problématiques, récolter le maximum d’information et vérifier quelles solutions existent déjà.

1.2/ Les acteurs principaux
- Qui est le sponsor ?
- Qui est le chef de projet ?
- Quels sont les membres de l’équipe projet ?
- Quels sont les autres acteurs impliqués directement ou indirectement ?

La réponse à ces questions permettra de savoir quelles sont les personnes qui pourront influencer de manière positive ou négative le projet, sur qui il est possible de s’appuyer, qui sont les réfractaires et quelles sont les compétences disponibles pour réaliser le projet.

2/ Lancement du projet
2.1/ Générer les idées
- Organiser un Brainstorming
- Organiser les idées générées pendant le brainstorming
- Affiner pour répondre aux questions : Combien, pourquoi, qui, ou, quand, quoi, comment, et si (risques)?

2.2/ Les livrables
- Quels seront les livrables ?
- Quels seront les critères d’acceptation de ces livrables ?

Le but ici est trouver la solution en terme de produit/service et d’avoir une première estimation de ce qu’il aura à réaliser.
A l’issue de des étapes 1 et 2, le premier livrable du projet sera réaliser : la charte projet.
Toutes les informations récoltées précipiteront la décision d’arrêter le projet, de revoir certains critères (itération) ou de se lancer.

3/ La planification du projet
- Identifier les activités (ex. prédictif : WBS /agile : Backlogs)
- Estimer les durées (ex. prédictif : PERT à 3 points / agile : planning poker)
- Identifier les risques (ex. matrice des risques) et préparer les mesures à prendre
- Définir qui fait quoi (rôles et responsabilités)
- Définir une ligne temporelle (ex. prédictif : Gantt / agile : burndown chart)
- Réaliser une estimation financière

Un plan de projet, second livrable du projet, sera réalisé. Il explique le projet et la manière de le mener.
Toutes les informations récoltées pendant cette étape précipiteront la décision d’arrêter le projet, de revoir certains critères (itération) ou de se lancer.

4/ Réalisation et suivi du projet
- Suivre l’avancement du projet (ex. prédictif : jalons/agile : scrumboard)
- Réaliser le reporting (ex. feux tricolore pour couts/qualité/délais)
- Valider chaque livrable

Pendant cette étape, la construction du produit ou service est en cours. Le projet est suivi pour éviter toute dérive ou prendre les mesures nécessaires en cas de dérapage.
Un reporting sera réalisé à l’attention du commanditaire. On s’appuiera sur ce reporting pour renégocier couts, délais, qualité.
Rien n’est gravé dans le marbre… Modifier le plan si nécessaire (re-planification… nouvelle itération)

5/ Clore le projet
- Recette (livraison conforme aux attentes, ensemble des livrables fonctionnant de concert)
- Retours d’expérience