Pilotage par les jalons

Lors d’un précèdent article, je présentais le pilotage de projet grâce à la gestion de la valeur acquise.

Sans aucun doute, il s’agit là de la méthode la plus précise pour suivre l’avancement d’un projet.

Pour être efficace, toutes les informations relatives à l’état d’avancement (fait ou le reste à faire) doivent être fiables et la méthode doit être maitrisée.

Ce pilotage peut s’avérer compliqué à mettre en œuvre (par manque de maitrise) ou fastidieuse en fonction du type de projets en cours.

Il existe plusieurs alternatives, dont le pilotage par les jalons.

Le pilotage par les jalons consistent non pas à suivre régulièrement l’avancée d’un projet mais à suivre l’avancement d’un projet suivant des étapes clés : les jalons.

Un jalon est un moment important du projet comme une réunion de validation, résultat intermédiaire, un livrable validé, etc.

Pour le pilotage, les jalons pris en compte seront des livrables (intermédiaires ou non) validés.
Un livrable étant toute production émise pendant le projet : document, module, élément livré au commanditaire, etc.

Pendant la planification (ou prévisionnel), à chaque jalon sera associé une date et un budget dépensé.

Lors du passage de jalon, il suffira de comparer l’encours avec le prévu et prendre les dispositions nécessaires en cas d’écart.

Et comme une image vaut mieux que mille mots, le pilotage ou le reporting se fera graphiquement.

Comme on peut le voir sur la figure ci-dessus :
- Les abscisses représentent les jalons dans le temps
- Les ordonnées représentent les dépenses

Plusieurs zones sont à définir :
- La partie verte : le projet se déroule comme prévu
- La partie orange : ce sont les dérivent acceptable
- La partie supérieure rouge : dérive non acceptable
- La partie inférieure orange/rouge : revoir les estimations car les avances démontrent une mauvaise estimation lors de la planification.

Voici comment pourrait se présenter un projet en cours :

Jalon 1 : le projet avance normalement, conformément aux prévisions.

Jalon 2 : Le projet dérape.
Nous remarquons un retard (le point est décalé par rapport à la date prévu) et nous avons dépassé le budget prévu (dans une limite acceptable).

Des mesures sont à prendre pour rattraper le retard et mieux contrôler notre budget.

Jalon 3 : Les mesures prises précédemment ont en partie porté leurs fruits. Nous n’accusons plus de retard.
Par contre l’écart de budget avec le prévu a encore augmenté.
Ceci est en partie du à la nécessité de rattraper le retard avec des ressources complémentaires : rien de bien grave pour l’instant mais ce point sera à surveiller.

Conclusion

Cette technique est simple et assez efficace.

Malgré tout, comme vous l’avez remarqué, la granularité du pilotage est moins fine qu’un pilotage par la valeur acquise.

Si dérive il y a, vous devrez attendre le passage d’un jalon pour la mesurer et parfois pour vous en rendre compte.