Etude du besoin
Etude du besoin
Cet article entre dans une série de billets dédiés à la phase d’avant projet.
A l’origine de tout projet se trouve un besoin exprimé par le marché ou une stratégie d’entreprise.
Mener des projets est l’élément nécessaire pour rester concurrentiel sur son marché, créer de la valeur ou augmenter sa compétitivité.
Encore faut il s’assurer de la légitimité du projet, de sa faisabilité et, si décision est prise de se lancer, d’exprimer de manière détaillée le besoin pour que maitrise d’ouvrage et maitrise d’œuvre s’entendent contractuellement.
Même dans une démarche agile, ce cadrage est nécessaire. Sauf, bien évidement, si vous avez les moyens de signer un chèque en blanc.
En gestion de projet, cette phase est appelée phase d’avant projet.
A ce stade, le projet n’est pas encore validé, il ne s’agit pas d’écrire un cahier des charges mais bien de définir autant que possible le besoin pour les études suivantes: opportunités et faisabilité.
L’étude préalable
Avant toute chose, une bonne connaissance de l’entreprise (modèle, organisation,…), de son environnement (clients, fournisseurs, …) , de son fonctionnement (flux, métiers, ..) ou de sa stratégie est nécessaire.
Le Business Process Management répondra en partie à ces questions (cliquez ici pour plus d’infos).
La compréhension du besoin
A l’origine de tout projet il y a une situation perçue comme insatisfaisante pour laquelle on recherche une solution.
L’expression d’un besoin peut se traduire de différentes manières :
- Le besoin est nettement identifié,
- Le besoin n’est pas clairement défini (au fil des rencontres il devient changeant ou les personnes ne savent pas vraiment ce qu’elles souhaitent),
- Le besoin peut être exprimé par une solution (j’ai besoin de telle solution),
- Multiples (pour une même situation, les demandeurs peuvent exprimer des besoins différents),
- Etc.
Dans de telles conditions, il n’est pas toujours évident de comprendre le besoin et/ou la racine du problème.
Pour aborder l’identification du besoin, les techniques commerciales sont assez efficaces dans ce domaine.
Et plus particulièrement la technique besoins/attentes/motivations.
Dans la 1ère étape,
Il s’agit de comprendre la situation actuelle en questionnant son interlocuteur avec des questions qui ne l’engagent pas.
Ici nous cherchons simplement à comprendre l’environnement et la situation dans laquelle se trouve la personne, depuis combien de temps, etc.
Cette technique commerciale (souvent couplée à des techniques de PNL) cherche à mettre en confiance l’interlocuteur en s’intéressant à lui et franchir plus facilement les étapes de vente suivantes.
Comme la démarche Lean le préconise, allez sur le terrain : rencontrez vos interlocuteurs dans leur environnement, vous comprendrez mieux leurs problématiques.
Dans la 2nd étape,
On engage la personne en lui demandant quelle est sa position face à cette situation (pourquoi, comment, qu’en pensez-vous)
On entre dans le vif du sujet : quelles sont ses préoccupations, son avis sur la situation…
En multipliant les entretiens avec des personnes différentes, vous comprendrez mieux la problématique (puis le besoin) et pourrez mesurer son importance, la perception que chacun s’en fait, les conflits sous jacent (s’ils existent), etc.
Et dans la dernière étape,
On aborde le changement (qu’attend-on, qu’envisage-t-on ?)
C’est la mise en évidence d’une recherche de solution.
En technique commerciale, le but de cette étape est d’amener le client à prendre conscience de son besoin d’une solution… pour lui vendre la notre.
Or ce n’est pas ce que nous recherchons, puisque nous sommes déjà dans une demande.
Mais elle permet d’avoir une idée sur ce quoi aspire notre interlocuteur et comment il se projette une fois la problématique résolue.
Pour finir
Pour chaque étape, il faut questionner (préférez les questions ouvertes ou l’utilisation des 5 pourquoi), reformuler les réponses et résumer en fin d’entretien.
Avec l’étude préalable, nous aurons déjà une bonne idée sur l’environnement, la situation actuelle et une ébauche de besoin défini en assez peu de temps.
En multipliant les rencontres avec les diverses parties prenantes concernées, il sera possible d’affiner ce besoin.
Cette technique sera plus efficace avec une très bonne connaissance de l’entreprise et des personnes qui la compose.
Vous pouvez trouver quelques clés complémentaires en consultant le livre « pilotez vos projets en entreprise » en cliquant ici .
Mais dans cette phase de définition du besoin il n’existe pas de recette miracle.
Et vous, quelle technique utilisez-vous ?
About the Author
Réussissez vos projets en respectant délais, coûts et qualité grâce aux méthodologies en Gestion de Projet. A propos de l'auteur: Karim Abdi.
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De mon expérience en gestion de projet, il s’est avéré que le prototypage était un outil appréciable pour rédiger des spécifications qui correspondent aux besoins réels de l’utilisateur.
Confronter le plus tôt possible l’utilisateur à un prototype permet de gagner du temps en évitant les fausses routes liées à des besoins utilisateur mal interprétés par le prestataire.
Dans un monde changeant rapidement, pour des entreprises qui ont besoin d’évoluer rapidement, il est également important de pouvoir changer spécifications en cours de projet.
Le prototypage interactif, associé à des techniques telles que des itérations courtes, répond à ce besoin.
Dans une optique de lean management, le prototypage peut aussi être un outil intéressant pour réduire les gaspillages en permettant de vérifier rapidement la faisabilité d’un projet et les effets de bords liés à certaines décisions de conception.
En second phase après l’interview utilisateur, le prototypage fait partie d’une boîte à outils méthodologique aidant à réduire la taille du cahier des charges tout en améliorant la satisfaction client.
Bonjour et merci pour votre intervention,
J’entends bien votre position.
Mais avant de réaliser un prototype, il y a quelques étapes à respecter:
- Il y a une demande: problème à régler (ou constat d’un état non satisfaisant), besoin (quel que soit le niveau d’identification), appel d’offre, offre de contrat…
Une fois cette étape établie, on passe à la suivante – celle que je décris dans cet article: je le rappelle, nous sommes en phase d’avant projet -
- On cerne au plus près le besoin ou problématique (sauf s’il s’agit d’une réponse à appel d’offre ou offre de contrat… un cahier des charges étant déjà en place).
Il ne s’agit pas d’écrire un cahier des specs ou des charges. A ce stade on ne sait toujours pas si on se lance ou non dans le projet.
Puis (étape qui sera abordée prochainement):
- Vient l’étape d’étude d’opportunité et de faisabilité.
Même dans le cas d’une offre de contrat ou d’un appel d’offre, mieux vaut être passé par l’étape précédente (on essaye au moins de rencontrer une fois le client potentiel)
- C’est une fois le projet validé qu’on peut se lancer dans le prototypage.
Réaliser un prototype à un coût non négligeable (dans mon domaine, lorsqu’on cumule coûts de licences et matériels, un proto peut valoir jusqu’à 10% du prix de la solution finale: évidement on réutilise le proto pour la solution finale) et demande un minimum de connaissance du besoin afin de ne pas trop “taper” à coté et faire 15 protos avant d’être juste.
Et mieux vaut avoir fait l’étude d’opportunité et de faisabilité auparavant afin d’être sur que le jeu en vaut la chandelle d’un point de vue business et qu’on est capable d’apporter une solution au besoin.
Par contre en phase d’initialisation, lorsque le projet est lancé, le recours au prototypage est un excellent moyen d’avancer.
Je vais ajouter cette précision en début d’article (peut être n’ai je pas été assez clair).
Cordialement
A.K.