Par Vincent Drecq, PMP, fondateur du cabinet conseilorga et auteur de « Pratiques de management de projet – 40 outils et techniques pour prendre la bonne décision” aux éditions Dunod.

Estimer ou prédire, il faut choisir !

Tout manager de projet cherche à augmenter la qualité de ses projets, à réduire les coûts et à satisfaire au mieux son client.

« Tenir ces 3 objectifs relève du miracle !» me direz-vous.

Sans être un miracle, augmentez simplement la précision de vos estimations et vous vous approcherez de ces buts. Par contre, évitez de viser la prédiction, vous êtes chef de projet, pas médium…

Dans mon livre, paru aux éditions DUNOD, « Pratiques de management de projet – 40 outils et techniques pour prendre la bonne décision », un des sept chapitres présente des techniques d’estimation concrètes avec des exemples que chaque chef de projet peut utiliser facilement durant ses projets.

Trop souvent les chefs de projet parlent des estimations comme d’une question de cours. Ils comprennent l’intérêt des estimations et leur impact sur la qualité, les coûts et les délais du projet. Pourtant rares sont ceux qui utilisent des outils ou techniques précises pour effectuer leurs estimations. Vous pouvez déployer tous les efforts que vous voulez, si les estimations sont erronées vous aurez beaucoup de difficultés à récupérer cette erreur. Malheureusement, les méthodes historiques des estimations sur les projets relèvent plus souvent de l’art que d’une science.

Comment pouvons-nous estimer correctement ?

Certains d’entre vous utiliseront la loi de Weinberg : « Pour savoir combien de temps prend la réalisation d’un travail, faites votre estimation la plus fiable, ajoutez un, multipliez par deux, et arrondissez à la dizaine supérieure.»

Selon McComb et Smith [System Project Failure: The Heuristics of Risk], la principale source de défaillance est une tendance à sous-estimer les délais et le budget du projet. Il est possible de citer de nombreux autres articles et études, mais le message est le même. Nous devons estimer mieux !

Dans un premier temps, il est nécessaire de définir un processus fiable.

1. Obtenir un maximum de détails pour définir le projet et rechercher dans l’historique de l’entreprise les estimations associées disponibles sur les travaux à effectuer.

2. Développer une structure de répartition du travail du projet (WBS = Work Breakdown Structure).

3. Créer un plan projet rigoureux en déterminant les dépendances entre les tâches.

4. Déterminer les ressources nécessaires et la durée des tâches du projet.

5. Évaluer les risques et ajuster si nécessaire les estimations.

6. Valider l’estimation en ayant d’autres l’examiner.

7. Vérifiez avec l’ensemble des parties prenantes du projet la véracité et l’adhésion de tous quant à vos estimations.

Les difficultés que vous pouvez rencontrer quand vous estimez :

La plupart des entreprises ne possèdent pas de méthode précise pour les estimations. Et s’il existe une méthode, la difficulté relève à la faire respecter dans les faits. En effet, les chefs de projets préfèrent utiliser leur propre façon de faire que d’utiliser quelque chose qui leur est imposé !

Le risque de se tromper dans les estimations augmente quand on travaille sur un projet d’innovation. L’entreprise n’a jamais mené ce projet donc les estimations sont plus difficiles à obtenir.

La plupart des entreprises enregistrent difficilement et de manière incorrecte les résultats des projets menés dont ils auront besoin pour estimer les futurs projets.

La plupart des entreprises n’analysent pas les résultats des projets passés et donc ne les utilisent pas pour améliorer le processus d’estimation.

La plupart des entreprises peuvent à peine s’adapter aux nouvelles technologies et méthodologies associées, et encore moins comprendre leurs effets sur les estimations.

La plupart des entreprises n’ont pas de processus pour évaluer les risques du projet et son impact sur l’estimation du projet et le calendrier.

Les principales erreurs commises quand on estime

Dans mon livre sur « Pratiques de management de projet – 40 outils et techniques pour prendre la bonne décision », je vous livre les erreurs les plus couramment rencontrées qui débouchent sur des estimations erronées.

− Croire qu’on peut estimer un projet seul sans l’aide d’autres personnes.
− Affecter des ressources à plus de 80% d’utilisation.
− Occulter la phase d’estimation quand on est dans l’urgence.
− Oublier d’ajuster les estimations suite à un changement de périmètre.
− Oublier de prendre en compte la synchronisation nécessaire suite à la répartition des tâches entre plusieurs ressources.
− Fournir des estimations sous la pression durant des réunions de projet.
− Croire que l’estimation est un événement plutôt qu’un processus à réitérer durant la vie du projet.

Les questions à se poser quand on effectue des estimations

− Quelle est la précision de chaque estimation ?
− Pourquoi les différentes techniques fournissent des résultats différents ? Vous devrez identifier les écarts entre chaque technique.
− Est-ce que toutes les hypothèses et contraintes ont été identifiées durant le processus d’estimation ?
− Comment s’assure-t-on que l’estimation a été correctement menée ?
− Comment contrôle-t-on qu’une estimation devra être rejouée durant le projet ?

Les techniques d’estimation qui s’offrent à vous

distribution PERT ou Bêta PERT permet d’estimer des coûts ou des délais en prenant en compte une provision pour risques.

L’estimation ascendante (Bottom Up), quant à elle, facilite l’estimation en partant de la décomposition des travaux et en sommant l’estimation de chaque lot de travail.

L’estimation par analogie permet d’estimer en comparant à des réalisations antérieures.

L’estimation paramétrique, la plus connue, favorise l’estimation en utilisant des paramètres dimensionnant.

Pour estimer au plus juste, il convient également de comprendre un certain nombre d’autres éléments comme la loi de loi de Parkinson (« Comprendre pourquoi il est préférable d’estimer au plus juste ») et la courbe d’expérience qui permet de comprendre l’effet d’expérience pour l’utiliser pour sécuriser les projets.

Ces techniques sont entre autres décrites dans mon livre et je vous invite à les utiliser durant vos projets pour augmenter les chances de succès de vos projets.

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