Quel message veut on faire passer?

Qui n’a pas assisté à une présentation ou à une réunion, lu un document ou un email en se demandant : mais où veut-il/elle en venir ?

Noyé dans le flot d’information et de détails, nous n’arrivons pas à en tirer la substance, à suivre le fil et au final… nous décrochons.

Or, l’interlocuteur doit comprendre de quoi il s’agit et se sentir concerné afin d’ingérer l’information, dans le cas d’une message informatif, ou être prompt à l’action, dans le cas d’un message à caractère persuasif.

Mais la réussite de sa communication est conditionnée par deux questions essentielles:
- Quel message veut on faire passer ?
- Pourquoi est-ce important ?

Se poser ces questions au préalable est la première étape d’une bonne communication.

Le test de l’ascenseur

Le test de l’ascenseur, ou pitch elevator, est un excellent exercice pour vérifier la clarté de votre message.

Etes vous en mesure de transmettre votre message en moins d’une minute, le temps d’un trajet en ascenseur ?

En effet, pour diverses raisons, il peut vous être demandé:
- De réduire votre présentation lors d’une réunion, l’agenda ayant changé.
- Votre interlocuteur peut annuler au dernier moment un rendez-vous, il vous faudra lui transmettre votre message entre deux portes.

Se préparer à ce genre d’éventualité vous oblige à exprimer votre message de façon claire et concise.

Si vous ne pouvez le faire, reposez vous les questions :
- Quel message veut on faire passer ?
- Pourquoi est-ce important ?

A qui s’adresse le message?

Comme il a été dit précédemment, votre interlocuteur doit se sentir concerné par votre message.

Lors d’une présentation, illustrer le réchauffement climatique avec l’image d’un manchot sur la banquise n’est peut être pas l’image la plus appropriée pour nous faire réagir.

Soyons honnête, nous ne nous sentons pas directement concerné par l’avenir de ces manchots même si nous avons conscience des dégâts provoqués par le réchauffement climatique.

Par contre si je m’adresse au gérant d’une affaire en moyenne montagne, l’image d’une piste peu enneigée avec la légende « février 2030 », aura surement plus d’impact, février étant le plus haut de la saison.
Bien évidemment, le message transmis devra être en relation.

Mon interlocuteur sera d’autant plus apte à entendre mon argumentaire, et peut être agir par la suite, s’il se sent directement concerné par les conséquences d’un tel problème.

Comme vous l’avez remarqué, le message est le même : agissez pour réduire le réchauffement climatique.
Mais il a été adapté à notre public.

Connaître a minima les attentes de votre interlocuteur vous permettra d’adapter vos arguments pour obtenir son attention.

Vous trouverez sous quel angle présenter les choses en fonction de votre interlocuteur dans l’article :
vendre un projet : adaptez votre discours à votre interlocuteur
.

Votre projet s’inscrit dans une histoire

Trop souvent, le message est une accumulation d’information ou un condensé d’argumentaire.

Mais avez-vous remarqué comme nous retenons plus volontiers une anecdote qu’un cours magistral ?

Une histoire est plus percutante qu’une donnée et n’est pas obligatoirement une fiction ou un argumentaire marketing.

Car ce que nous avons à transmettre s’inscrit bien dans une histoire… celle du projet.
Projet qui s’inscrit lui aussi dans une histoire… celle de l’entreprise.

Vous remettrez simplement votre message dans un contexte, celui du projet et de l’entreprise.

Pour un projet, la trame de votre histoire pourrait être celle-ci :
- D’où venons nous,
- Où en sommes nous (ou quelle est la problématique),
- Qui est touché,
- Pourquoi ce projet,
- Comment va t il se dérouler,
- Quels bénéfices attend-on,
- Et après ?

Votre histoire a plus de chance de résonner chez votre interlocuteur par ce qu’elle lui parle, elle entre dans un contexte et n’est pas seulement un fait isolé.

L’autre avantage est de donner du sens à ce que l’on fait (pourquoi), rassurer (nous savons où nous allons et comment), et impliquer (pour obtenir le résultat escompté).

Comme nous l’avons vu jusqu’à présent, il faut faire preuve d’empathie.
Essayez autant que possible de vous mettre à la place de votre interlocuteur :

- Quel message à faire passer (qu’est ce qui est important et pourquoi dans ce que j’ai à transmettre)
- A qui s’adresse le message (qu’est ce qui est important pour lui et pourquoi)
- Inscrire le message dans une histoire (comment faire résonner en lui le message?)

Pour vos prochaines communications, concentrez-vous sur ces trois questions pour que ceci devienne un reflexe.

Comment transmettre le message?

Nous disposons principalement de sept moyens pour communiquer en projet, à savoir :
- Email
- Téléphone
- Visu (présence ou visioconférence)
- Réunions
- Documents
- Reporting
- Présentations

En fonction de la situation, certains canaux seront à privilégier alors que d’autres seront à bannir.

En cas de problème, mieux vaut éviter les échanges par email au risque d’envenimer la situation.
Mieux vaut téléphoner ou rencontrer son interlocuteur.

Maitriser quelques techniques de bases (y compris celles décrites précédemment) de chacun de ces canaux améliorera grandement votre communication.

Bibliographie

Guy Kawasaki : « l’art de se lancer »
Chip et Dan Heath : « ces idées qui collent »
Garr Renolds : « presentation zen »
Nancy Duarte : « slideologie » et « resonnance »
Et pourquoi pas relire Les fables de la Fontaine, ou le réel art du storytelling