Comment ne plus être submergé d’emails?

Lorsqu’on reçoit une quinzaine d’emails par jour, rien de dramatique. En 15 minutes, ils sont passés au crible, les réponses sont envoyées.

Mais lorsque le volume atteint 250 emails par jour, comme ça a été mon cas il y a quelques années, non seulement on perd un temps fou mais surtout il nous est impossible de tout lire.

Comment faire alors ?

J’ai écumé les sites internet, les livres sur l’organisation personnelle (partie liée à l’emailing), ou testé des méthodes comme GTD (une méthode complexe pour traiter de la simplification… un comble !), rien n’a fonctionné : je perdais toujours un temps fou rien qu’en gestion.

Et un jour…

Je rentrais de quelques jours de congés ; j’ouvre ma boite email… plus de 1000 messages !!!

En ce lundi matin de rentrée ou j’avais du me lever du pied gauche… coup de sang: « Tout sélectionner »… « Suppression » … « vidage de corbeille »… nombre de nouveaux emails : zéro !

J’avoue, sur le moment, je n’étais pas très serein… mais peu importe, au cas ou, il y avait toujours les sauvegardes sur bandes.

Dans la semaine qui a suivi, seules quelques personnes m’ont interpellé pour non réponse à leur demande. Peut être une dizaine… en tout cas pas beaucoup plus.

Après un rapide calcul je me suis rendu compte que moins de 1% des messages reçus étaient réellement important.

Catégorisation des emails

Je me suis donc penché sur mes mails et catégorisés ceux-ci. Les pourcentages sont approximatifs.

- 10% de spams (envois massifs à des listing) : problème réglé en mettant en place un bon anti-spam.

- 5% d’envois ciblés non sollicités (les marketeurs un peu plus malin qui envoient par petit groupe de destinataire pour déjouer les anti-spams) : problème réglé en envoyant directement les mails dont je ne connais pas le destinataire à la poubelle sans même l’ouvrir.
Pour ceux qui insistent, la menace de se plaindre à la CNIL fonctionne toujours.

- 5% de newsletter… au début ça parait être une bonne idée d’être tenu informé automatiquement, mais au final ça n’apporte pas tant que ça pour beaucoup: problème réglé en se désinscrivant de presque toutes les listes.

- 10% de rapport (SI et télécoms… une spécificité de mon métier) : problème réglé en paramétrant les systèmes pour n’envoyer que les alertes sérieuses type échecs ou warning.

- 20% de message ou je ne suis qu’en copie : problème réglé en supprimant le mail sans même le lire. Si je ne suis pas le destinataire principal ou si trop de personnes sont destinataires cela signifie que le média n’est pas le bon – l’intranet est là pour ça.

- 20% de mail sans aucune importance (combien de mails lus où l’on se dit… et alors?)… problème réglé en supprimant le mail.

- 10% de mail sans réelle importance (ou l’on se dit… il/elle aurait pu me le dire au détour d’un couloir)… problème réglé en supprimant le mail là aussi.

Reste environ 20% de mail à ouvrir :
- Les mails perso
- Les mails importants (généralement envoyés par un responsable de service, le responsable en seule copie ou par les systèmes surveillés)
- Les mails fournisseurs/contractants/clients
- Les mails rappels (suite à un RDV par ex.)

Faire le tri

Il suffit de faire le tri sur :
- Le nom des expéditeurs (ex: le client, les directeurs de services, membres de l’équipe, etc.)
- Et les objets du message en imposant, par ex, que l’objet contienne le nom du projet (on explique que sinon on ne lit pas).

Ce tri se fera bien évidemment de manière automatique (déplacement vers un dossier, code couleur, etc.).

Le traitement manuel (genre recherche/tri par objet ou destinataire) étant une perte de temps aux vues de la puissance des outils de messagerie… autant revenir à l’âge de pierre des systèmes d’information et utiliser les mémos internes !

En procédant ainsi on se rend compte que nombre de messages n’ont finalement aucune importance.

Et si par hasard, un mail important passait à la trappe… vous pouvez être certain que l’expéditeur vous demandera par téléphone ou au détour d’un couloir:
- dis… tu as bien lu mon mail ?
- Lequel ?
- Celui qui…
Et finalement la personne vous explique ceci de vive voix.
Vous pourrez toujours lui dire :
- Ah oui ! Tu peux me le renvoyer svp… je ne crois pas l’avoir gardé, j’ai du faire du tri; je ne pouvais plus envoyé ni recevoir de message… j’ai atteint mon quota de messagerie.

Ou utiliser l’excuse suivante: j’ai reçu plus de 500 mails cette semaine, j’ai pas vu passé le tien… tu peux me le renvoyer ?

En faisant la sourde oreille, on est catalogué comme « emailophobe » ou croulant sous les mails… automatiquement le volume baissera ou, dans tous les cas, le temps consacré à la lecture de vos messages diminuera drastiquement.

Inconvénient de la méthode

Certains se rabattront sur le téléphone pour chercher à vous joindre. C’est l’inconvénient de la méthode.

Il suffit alors de se mettre sur messagerie et de procéder comme pour l’email :
- Si c’est vraiment important, on rappelle
- Sinon on efface le message.

En conclusion

En quelques semaines, on comprendra vite qu’il faut arrêter de nous contacter pour un oui ou pour un non.
Et de toute manière, on n’ouvrira qu’une partie des messages.

En choisissant les expéditeurs à ne surtout pas « zapper », vous serez agréablement surpris par le fait que personne ne se plaigne de cette attitude.

Car tout le monde croule sous les mails et tout le monde a déjà supprimé le mail qu’il ne fallait pas… sans que ce soit la fin du monde.