Quels outils pour gérer un projet?

Le but de cet article n’est pas de faire le tour des meilleurs outils, ceux-ci n’existent pas.
Ni de faire de la publicité en faveur d’un éditeur.
Il s’agit juste d’un constat sur l’omniprésence de cet éditeur en entreprise.

Un éditeur incontournable en entreprise

D’après une enquête Forrester (2012), la suite bureautique Microsoft Office détiendrait 85% de part de marché.

Pour Gartner (2009), en France, 9 chefs de projet sur 10 se servant d’un logiciel en gestion de projet utiliseraient Microsoft Project.

Et IDC (enquête 2012), déclare que 47,9% des serveurs sont sous Windows.
Ce dernier chiffre englobe l’ensemble des serveurs, y compris le Cloud où Linux (sous toutes ses formes de distributions) représenteraient pas loin de 90% du marché.
Il est fort probable que ce chiffre soit bien plus élevé pour les seules entreprises.

Aux vues des parts de marché du géant de Redmond, il y a de grande chance de se retrouver dans des environnements à fortes composantes Microsoft.

C’est à dire Sharepoint (collaboratif, Intranet, Extranet, GED), Exchange (serveur de messagerie, agenda, contact, partage), Project (gestion de projet), suite bureautique (Word, Excel, Powerpoint, …), etc.

Connaître, voir maitriser, ces outils sera nécessaire pour qu’ils deviennent une aide précieuse et non un handicap.

Comme vous l’aurez compris, je vous propose d’aborder la problématique des outils du point de vue de l’entreprise et de ce dont elle dispose.

Quels outils pour quoi faire ?

Sharepoint

La première chose à faire est de créer un espace de travail, qui pourra inclure équipe projet, clients, fournisseurs, sous-traitants…

Si vous souhaitez ouvrir votre système d’information à des parties prenantes externes à l’entreprise, un simple espace sur votre réseau informatique ou des dossiers publiques sous Exchange ne pourront suffire.
Et votre DSI aura surement beaucoup de réticence à accepter des connections entrantes sur les serveurs de fichiers pour raisons de sécurité.

C’est ici que Sharepoint entre en jeu.
Il permet de stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée.

Vous pouvez ainsi créer un espace de travail collaboratif (avec mise en place de niveaux d’accès), partagé (interne comme externe à l’entreprise), permettant la gestion de documents (comprenant une rubrique « documents types »).
Vous pourrez ainsi limiter le nombre d’échange de documents via email.

Si vous ne disposez pas de l’outil, il est possible de commencer en interne avec une version gratuite et allégée de Sharepoint ; Sharepoint Foundation (ex. WSS).

Exchange/Outlook

Exchange est le serveur de messagerie. Vous, vous utiliserez Outlook (le client installé sur votre poste).

Outre l’envoi et la réception de message, vous pourrez créer des listes et des groupes de diffusions, partager un calendrier commun aux membres du groupe projet (voir aux parties prenantes), partager une liste de contacts (liée au projet), vérifier les disponibilités de vos interlocuteurs (via leurs agenda), etc.

Et cerise sur le gâteau, vous pouvez intégrer ceci dans Sharepoint.

Word

MS Word est un logiciel de traitement de texte qui ne se présente plus… quoique.
Avec Word, vous pourrez faire du versionning de documents, autoriser les annotations, exporter en pdf…
Cahier des charges, rapports, compte rendus, … seront le plus souvent réalisés sous Word.

Couplé à Sharepoint, Word gagne en puissance au niveau collaboratif.

Excel

Datapumping, analyses ou tableaux de bord, MS Excel s’impose comme le meilleur tableur sur le marché.

Apprenez à l’utiliser et à le maitriser, vous découvrirez les possibilités presque illimitées de l’outil (et plus encore via du développement VBA).

Pour sa prise en main, vous trouverez de nombreuses vidéos en faisant une recherche sur Google video : « tableau de bord» ou « dasboard »
En cliquant ici, vous découvrirez 4 vidéos pour réaliser un tableau de bord projet.

Powerpoint

Vous allez communiquer, donc réaliser des présentations à l’aide d’un outil.

Pour ma part, je préfère largement l’outil Apple Keynote à MS Powerpoint. Mais l’un comme l’autre ne sont que des outils.

Le seul conseil que je puisse vous donner est de lire l’ouvrage de Garr Renolds sur les présentations : Presentation Zen.
Vous pouvez lire cet article consacré à l’art de la présentation en cliquant ici.

Project

MS Project permet d’assurer l’organisation et le suivi de vos projets.

Pour sa prise en main, vous trouverez de nombreuses vidéos en faisant une recherche sur Google video : « tuto ms project »

Avec toute cette suite (si vous y ajoutez le réseau social d’entreprise Yammer) vous avez l’équivalent d’un google entreprise mais paramétrable selon vos besoins et disposant d’un outil de suivi de projet.
Car la suite peut aussi bien être intégrée à votre système d’information qu’utilisée en Saas.
Pour une fois que Google copie en moins bien, il fallait le souligner.

Autres outils

Le management visuel pourra se faire sur de simples tableaux blanc type Velleda.

Les post-it s’imposeront dans les brainstorming, ordonnancement de tâches ou dans l’utilisation de scrumboards.

Pour organiser idées et concepts, un outil de Mindmapping sera très utile. Il existe de nombreux logiciels gratuits, à vous de choisir celui qui vous convient le mieux.
J’utilise Xmind, un très bon logiciel pour commencer.

Quant aux visio-conférences, il est extrêmement rare de voir des outils gratuits type Google Hangout en entreprise (même si certains grands groupes font des tests en interne).
Webex, de Cisco, détiendrait encore plus de 50% de part de marché sur les réunions virtuelles en ligne.
Il y a donc une chance sur deux pour que votre entreprise utilise déjà un service Webex (beaucoup de confcall s’effectuent par ce biais par ex.).

Bref, rien de nouveau sous le soleil avec ce billet.
Je souhaitais juste insister sur la nécessité de connaître ces outils mais surtout de les maitriser.