Quel est le but de la réunion de cadrage?

En prestation, la réunion de cadrage n’est pas qu’un rendez-vous commercial.

Elle a pour but de travailler sur :
- le résultat à fournir,
- le budget,
- les dispositions des uns et des 
autres,
- les règles à mettre en place pour que la prestation se déroule dans les meilleures conditions possibles,
- convaincre le prospect que vous êtes la personne avec qui signer.

Qui doit être présent?

Coté client

Coté client, vous devez vous assurer d’être en présence de ce que l’on appelle le MAN.
M pour Moyen, la personne qui dispose du budget.
A pour Autorité, la personne qui a pouvoir de signature.
N pour Nécessité, la personne qui a le besoin.

Suivant le client qui s’adresse à vous, individuel ou entreprise, le MAN peut être une seule personne ou plusieurs.

Par ex.: Si vous êtes une société informatique et qu’un solo entrepreneur s’adresse à vous pour installer son système, cette personne sera le MAN.

C’est elle qui a besoin de la solution en question, c’est elle qui dispose du budget et c’est elle aussi qui signera le contrat.
Elle seule est nécessaire autour de la table.

Imaginons maintenant le service financier d’une entreprise :
Avec un directeur de service, un responsable au pôle finances et un responsable au pôle comptabilité. Chaque responsable ayant une équipe à charge.

Si le pôle comptable vous commande une prestation informatique, le MAN sera constitué de plusieurs personnes :
Le responsable du pôle comptabilité aura sûrement une délégation de signature pour choisir le prestataire.
Mais le décisionnaire final, le détenteur du budget, sera le directeur du service.
L’équipe comptabilité, quant à elle, sera utilisatrice de la solution proposée.

Toutes ces personnes devront être présentes autour de la table.

Si vous oubliez une partie du MAN (le directeur de service, le responsable de pôle ou l’équipe compta), vous n’aurez pas toutes les personnes en présence pour identifier totalement le besoin, convaincre que vous apportez la solution à leur problème ou négocier le budget si nécessaire.

Par la présence de tous, vous évitez ainsi les intermédiaires, les aller/retour et pertes d’information inhérentes.

Coté prestataire

Si vous êtes consultant ou solo-entrepreneur, seule votre présence sera nécessaire.

Mais si votre entreprise est composée de plusieurs personnes, en plus de la personne qui mènera les discussions, assurez-vous que tous les responsables impliqués dans la réalisation seront présents.

Par exemple, si vous êtes une société de rénovation et que votre client souhaite des travaux en lien avec la maçonnerie et la menuiserie, la présence du maçon et du menuisier seront nécessaires.

En effet, votre équipe sera plus à même de jauger les demandes du client, vérifier la faisabilité, estimer les temps ou coûts de réalisation ou recadrer les demandes si nécessaire.

Là aussi il s’agit d’éviter les intermédiaires, les aller/ retour, pertes d’informations inhérentes, etc.

Pour aller plus loin sur le sujet: http://www.cadrersaprestation.com