Pour les besoins d’un projet, vous sous-traitez une partie par manque de compétences.

Un cahier des charges est envoyé à plusieurs prestataires, les premières réponses vous parviennent quelques jours plus tard.

Il est temps à présent de constituer une short-list afin de rencontrer les prestataires les plus aptes à la réalisation : en analysant les réponses suite à votre appel d’offre.

Les critères de sélection

Pour ceci, vous devez mettre en place des critères de sélection, pondérer certains critères par rapport aux autres, mettre une note globale sur chaque réponse, comparer et choisir.

Sans être exhaustif, voici des exemples de critères :
Techniques, fonctionnels, tarif, moyens humains et techniques de l’entreprise, références clients ou force de proposition (propositions alternatives si le cahier des charges est orienté).

Commencer par transposer les besoins exprimés dans le cahier des charges
sous forme de critères d’évaluation.

Prenons l’exemple d’achat d’une voiture.
Si vous souhaitez un grand coffre, 5 vraies places, une bonne motorisation pour une faible consommation, ces quatre points deviendront des critères de sélection : taille du coffre, espace intérieur, nombre de chevaux, consommation.

Les autres critères seront sélectionnés en fonction de leurs pertinences pour faire votre choix.

Notation

Chaque critère est noté en fonction d’un nombre de points et d’un pondérateur associé.

Le pondérateur (de 0 à 3 par ex.) servira à hiérarchiser vos critères par importance.
Le nombre de points (de 0 à 10 par ex.) sera fixé en fonction de l’adéquation de la réponse par rapport à la demande.
La note, quant à elle, sera le produit du pondérateur par nombre de points.

Pour notre exemple, un critère considéré comme primordiale obtiendra un pondérateur à 3.

Si la réponse sur ce critère correspond exactement à la demande, le nombre de point sera de 10.
Soit une note de 30 (3×10).

Application

Dans l’exemple ci-dessous, trois entreprises ont répondu à notre appel d’offre.

Les critères sélectionnés sont au nombre de six : 3 critères techniques, les moyens techniques et humain du prestataire, les références clients et le prix.

Deux critères sont considérés comme primordiaux : le critère technique n°1 et les références où la pondération est fixée à 3.

(cliquer sur l’image pour agrandir)

A l’issue de la notation, le classement final se présente ainsi :
1. L’entreprise A obtient un score de 130
2. L’entreprise C obtient un score de 124
3. L’entreprise B obtient un score de 118

Si nous avions prévus de ne rencontrer que 2 entreprises, la short-list se composera des entreprises A et C.

Avertissements

1. Certaines réponses, pas forcement les plus en adéquation avec la demande, pourraient obtenir de bons scores grâce à une très bonne notation sur des critères secondaires.

Gardez ceci en tête lorsque vous fixerez le poids des pondérateurs.

2. Noter un critère sur une échelle de 0 à 10 n’est pas forcement évident, une grande part de subjectivité peut entrer en ligne de compte.

Pour pallier ce problème, vous pouvez utiliser le système de notation suivant:
- La réponse couvre totalement le besoin : 3 points
- La réponse couvre en partie le besoin : 1 point
- La réponse ne couvre pas du tout le besoin : 0 point